Libri sociali: gli adempimenti obbligatori per le SRL e SRLS

I libri sociali obbligatori per una SRL

L'art. 2478 c.c. indica i libri sociali che devono essere obbligatoriamente tenuti da una società a responsabilità limitata. Si tratta di tre libri:

• Libro delle decisioni dei soci: contiene le trascrizioni dei verbali delle assemblee che riportano le decisioni prese dai soci sulle materie loro attribuite nell'atto costitutivo
• Libro delle decisioni degli amministratori: riporta le specifiche attività dell'organo amministrativo
• Libro delle decisioni del collegio sindacale (se presente): contiene la trascrizione delle attività dei sindaci

La vidimazione dei libri sociali obbligatori

Quando si parla di vidimazione dei libri sociali di una SRL ci si riferisce ad un adempimento che si divide in tre diverse operazioni:

• La bollatura dei libri, vale a dire il pagamento di un’imposta di bollo;
• La vidimazione vera e propria che consiste nel “marcare” ogni pagina dei libri, operazione che viene svolta da un notaio o da un funzionario della camera di commercio;
• Il pagamento di una tassa di concessione governativa annuale. L'importo è di €309,87, oppure di €516,46 se il capitale sociale è superiore a €516.456,90. La tassa va poi pagata ogni anno, entro il 16 di marzo.

Le società appena costituite devono completare questo adempimento prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività. Per questa ragione, la prima vidimazione viene solitamente fatta dal notaio che si è occupato della costituzione della società. In genere, per questa attività il notaio richiede un onorario a parte che include anche la predisposizione dei libri. In alternativa, è possibile procedere in autonomia presso la camera di commercio. In questo caso il costo è inferiore perché, oltre ai bolli e alla tassa, si pagheranno solo € 25 di diritti di segreteria per ogni libro sociale vidimato.

Le scritture contabili obbligatorie

Oltre ai libri sopra indicati, la società è obbligata a tenere anche alcune scritture contabili. Si tratta di documenti che rappresentano i movimenti economici e finanziari della società e sono quelli previsti dall'art. 2214 c.c.:

• Libro giornale: contiene le annotazioni delle operazioni economiche compiute dall'impresa giorno per giorno
• Libro degli inventari: contiene l'indicazione e le valutazioni delle attività (es. crediti, macchinari, etc.) e delle passività (es. debiti, etc.)
• Ogni altra scrittura richiesta dalla natura e dalla dimensione dell'impresa (ad esempio, a fini fiscali, il registro IVA, il registro dei beni ammortizzabili, etc.)

La mancata o irregolare tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili rientra tra le responsabilità degli amministratori di una SRL con sanzioni che possono arrivare a € 8.000.

Quali verbali vanno riportati nei libri sociali obbligatori?

I principali verbali da stampare e gli adempimenti obbligatori sui libri sociali delle società a responsabilità limitata sono:

Libro Soci 

Dal 2009, ai sensi dell’art. 16 L. 2/2009, non è più obbligatorio per S.r.l. e S.r.l.s.
Rimane l’obbligo per le S.p.a. e S.a.p.a.

Libro verbali assemblee Soci

Atto costitutivo e statuto.
Variazioni atto costitutivo e statuto.
Determinazione compensi organo amministrativo.
Variazione compensi organo amministrativo.
Costituzione TFM.
Approvazione bilancio esercizio (120/180 giorni chiusura esercizio).
Nomina organo amministrativo.
Determinazioni inerenti finanziamenti soci.
Determinazioni inerenti l’ammissione o l’esclusione dei soci.
Assunzione partecipazioni nazionali/estere.
Determinazioni inerenti materie riservate ai soci dalla legge o dallo statuto.

Libro verbali organo amministrativo 

Redazione progetto di bilancio (30 giorni prima assemblea).
Relazione sulla gestione (derogabile in caso di bilancio abbreviato).
Deleghe per operazioni bancarie.
Delega per cessione automezzi.
Assunzione partecipazioni nazionali/estere.
Approvazione preventivi di costo e sottoscrizione contratti.
Investimenti.
Determinazioni inerenti materie riservate all’organo amministrativo dalla legge o dallo statuto.

Libro verbali collegio sindacale

Tutte le riunioni del collegio debitamente sottoscritte.
Relazione al bilancio.
Motivazioni di dissenso ex art. 2404 c.c.

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